Wdrożenie nowego systemu rejestrów państwowych o nazwie "Źródło" a problemy w funkcjonowaniu USC.
Szanowni Państwo
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom postaramy się w skrócie wyjaśnić obecną sytuację jaka nastąpiła w związku z wprowadzeniem w życie Systemu Rejestrów Państwowych /SRP/ oraz nowych przepisów w zakresie Prawa o aktach stanu cywilnego oraz Ewidencji i Dowodów Osobistych. Pozwoli to mamy nadzieje na zrozumienie problemu jakim jest dla Państwa wydłużenie terminów sporządzania i wystawiania dokumentów w Urzędzie Stanu Cywilnego.
Od 1 marca funkcjonuje System Rejestrów Państwowych, w którym pracuje blisko 2,5 tys. gmin. Oznacza to w praktyce połączenie rejestrów PESEL, dowodów osobistych oraz aktów stanu cywilnego w jeden system.
Jest to z założenia rozwiązanie korzystne dla obywatela, oznacza bowiem możliwość wyrobienia dowodu osobistego lub odpisu aktu urodzenia czy małżeństwa w dowolnym urzędzie gminy lub urzędzie stanu cywilnego na terenie całego kraju.
Dodatkowo z dniem 1 marca 2015 r. weszły w życie również inne zmiany. Wprowadzono nowy wzór dowodu osobistego, możliwość uzyskania numeru PESEL dla nowonarodzonego dziecka „od ręki” oraz możliwość zawarcia małżeństwa poza urzędem. Ze względów oczywistych pozostaniemy przy kwestiach znajdujących się w sferze działania USC.
Nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego wprowadziła elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego. Dzięki tym zmianom powstał ogólnopolski rejestr stanu cywilnego, który od 1 marca ub. roku jest sukcesywnie uzupełniany w drodze migracji aktów z istniejących już lokalnych elektronicznych baz danych. Rzecz w tym, że jest on w praktyce uzupełniany dwutorowo. Przez pracowników USC w trybie odrębnych czynności jak również na bieżąco z chwilą zaistnienia „ zapotrzebowania „ na określony dokument to jest, złożenia wniosku przez klienta urzędu. Takie postępowanie jest podyktowane brakiem dokonania globalnej migracji z elektronicznych baz, zawierających dane o aktach wydanych przed 1marca 2015 r. z chwilą wprowadzenia SRP. Ułomność tego wdrożenia w połączeniu z utrudnieniami w działaniu nowych aplikacji spowodowały, że w dużych urzędach stanu cywilnego na terenie kraju zaczęły narastać zaległości w obsłudze obywateli i błędy związane z migracją aktów stanu cywilnego.
W praktyce przekłada się to na znaczne wydłużenia czasu obsługi klienta, ponieważ wydanie wnioskowanego dokumentu poprzedzone musi być wyszukaniem go w dotychczasowej bazie lub księdze papierowej, elektroniczne zmigrowanie do nowego systemu, zweryfikowanie i zatwierdzenie, tzw. zapinowanie w systemie. Ilość wniosków wpływających dziennie do USC m.st. Warszawy, to jest ponad 1000 każdego dnia, dopełnia skali problemu.
Mamy jednak nadzieję na rozwiązanie problemu i pomoc ze strony odpowiednich organów rządowych, również w pokłosiu spotkania jakie odbyło się niedawno w Ministerstwie Cyfryzacji dotyczącego problemów związanych z funkcjonowaniem Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) oraz aplikacji Źródło i planowanych zmian ustawowych.
Jacek Tyciński