Szanowni Państwo

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom  postaramy się w skrócie wyjaśnić obecną sytuację  jaka nastąpiła w związku z wprowadzeniem w życie Systemu Rejestrów Państwowych  /SRP/ oraz nowych przepisów w zakresie Prawa o aktach stanu cywilnego oraz Ewidencji i Dowodów Osobistych. Pozwoli to mamy nadzieje na zrozumienie problemu jakim jest dla Państwa  wydłużenie terminów sporządzania i wystawiania dokumentów w  Urzędzie Stanu Cywilnego.

Od 1 marca funkcjonuje  System Rejestrów Państwowych, w którym pracuje blisko  2,5 tys. gmin. Oznacza to w praktyce  połączenie rejestrów PESEL, dowodów osobistych oraz  aktów stanu cywilnego w jeden system.

 Jest to z założenia rozwiązanie  korzystne dla obywatela, oznacza bowiem możliwość wyrobienia dowodu osobistego lub odpisu aktu urodzenia czy małżeństwa w dowolnym urzędzie gminy lub urzędzie stanu cywilnego na terenie całego kraju.

Dodatkowo z dniem 1 marca 2015 r. weszły w życie również inne zmiany. Wprowadzono nowy  wzór dowodu osobistego, możliwość uzyskania numeru PESEL dla nowonarodzonego dziecka „od ręki” oraz możliwość zawarcia małżeństwa poza urzędem.  Ze względów oczywistych pozostaniemy przy kwestiach znajdujących się w sferze działania USC.

Nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego wprowadziła elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego. Dzięki tym zmianom powstał ogólnopolski rejestr stanu cywilnego, który od 1 marca ub. roku jest sukcesywnie uzupełniany w drodze migracji aktów z istniejących już lokalnych elektronicznych  baz danych. Rzecz w tym, że jest on w praktyce uzupełniany dwutorowo. Przez pracowników USC w trybie odrębnych czynności jak również na bieżąco z chwilą zaistnienia „ zapotrzebowania „  na określony dokument to jest, złożenia wniosku przez klienta urzędu. Takie postępowanie jest podyktowane  brakiem dokonania globalnej migracji z elektronicznych baz,  zawierających dane o aktach wydanych przed 1marca 2015 r. z chwilą wprowadzenia SRP. Ułomność tego wdrożenia w połączeniu z utrudnieniami w działaniu nowych aplikacji spowodowały, że w dużych  urzędach stanu cywilnego na terenie kraju  zaczęły narastać zaległości w obsłudze obywateli i błędy związane z migracją aktów stanu cywilnego.

W praktyce przekłada się to na znaczne wydłużenia czasu obsługi klienta, ponieważ wydanie wnioskowanego dokumentu poprzedzone musi być wyszukaniem go w dotychczasowej bazie lub księdze papierowej, elektroniczne zmigrowanie do nowego  systemu, zweryfikowanie i zatwierdzenie, tzw. zapinowanie w systemie. Ilość wniosków wpływających dziennie do USC m.st. Warszawy, to jest ponad 1000 każdego dnia, dopełnia skali problemu.

Mamy  jednak nadzieję na rozwiązanie problemu i pomoc ze strony odpowiednich organów rządowych, również w pokłosiu spotkania jakie odbyło się  niedawno w Ministerstwie Cyfryzacji  dotyczącego problemów związanych z funkcjonowaniem Systemu Rejestrów Państwowych (SRP) oraz aplikacji Źródło i planowanych zmian ustawowych.

Jacek Tyciński