Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy

Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy

Wiedza kluczem do sukcesu

Increase Normalny Decrease
opublikowano: 22 grudnia 2010 - 13:03, Jacek Tyciński

Obowiązki kierownika USC związane są z koniecznością dobrej znajomości prawa o aktach stanu cywilnego i rodzinnego, obowiązującego nie tylko w kraju, ale i za granicą. Jest to rozległa i ciągle zmieniająca się dziedzina wiedzy prawniczej. Odcinek 3.

Myślę że każdy z kierowników urzędów stanu cywilnego jest specjalistą w tej bardzo szczególnej dziedzinie. Oczywiście konieczna jest również znajomość innych gałęzi prawa, np: administracyjnego, prywatnego międzynarodowego, cywilnego, bilateralnych umów międzynarodowych w interesującym nas zakresie. Musimy na bieżąco śledzić zmiany w przepisach prawa - nie tylko krajowego. Chociaż zawieruchy dziejowe nie mają zasadniczego wpływu na zakres działania tej apolitycznej i demokratycznej instytucji jaką jest urząd stanu cywilnego, to jednak zmiany ustrojowe za granicą znajdują po części swe odbicie w relacjach umów międzynarodowych w zakresie np. ważności i uznawania zagranicznych orzeczeń sądowych o rozwodzie. Należy dodać, że od czerwca ub. roku przejęliśmy dodatkowe kompetencje z zakresu obrotu zagranicznego w zakresie uznawania orzeczeń sądowych z całego świata w związku z nowelizacją przepisów kodeksów: rodzinnego i opiekuńczego oraz postępowania cywilnego. Do tej pory zakres oceny dotyczył głównie państw Unii.

To olbrzymie wyzwanie i zadanie dla pracowników Urzędu Stanu Cywilnego. Kiedyś istniał wymóg  legalizacji przez urzędy konsularne tak polskie jak i zagraniczne, dokumentów przeznaczonych do wykorzystania na terenie państwa przyjmującego. Stanowiło to swoistą quasi asekurację legalności dokumentu, który miał być wprowadzony do obrotu na przykład w zakresie rejestracji stanu cywilnego. Od dnia 14 sierpnia 2005 r.  uproszczono uciążliwy i często kosztowny proces pełnej legalizacji przez zastąpienie go wydaniem tzw. apostille,  na mocy obowiązującej w Rzeczypospolitej Polskiej Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 r.  znoszącej wymóg legalizacji dokumentów urzędowych.  Wedle obecnego stanu prawnego legalizacja zagranicznych dokumentów dopuszczonych do obrotu w Polsce nie jest już wymagana. Została ona zastąpiona apostille, tj. poświadczeniem autentyczności dokumentu zagranicznego przez właściwy organ państwa,  strony konwencji,  wystawiającego dokument, np: odpis aktu stanu cywilnego. Również polskie dokumenty urzędowe poświadczane są apostille w przypadku przeznaczenia ich  do obrotu prawnego w państwie będącym stroną konwencji haskiej. Na marginesie należy dodać, że za dokumenty urzędowe uważa się nie tylko akty stanu cywilnego /odpisy/, ale też dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne a także zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych. W stosunku do dokumentów polskich organem właściwym do wydawania apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Należy dodać, że wydanie apostille może być obwarowane koniecznością uprzedniego uwierzytelnienia dokumentu, jak na przykład w przypadku dyplomów niektórych wyższych uczelni, które muszą być poświadczone przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Podobnie jest też w przypadku np. dokumentów handlowych wymagających uprzedniego poświadczenia przez Krajową Izbę Gospodarczą. Ponadto użycie apostille nie zawsze jest obligatoryjne lub możliwe. Jej zastosowanie często podyktowane jest umową międzynarodową.  

Wprowadzenie wspomnianych regulacji prawnych nie zwalnia nas  jednak od szczególnej staranności i wnikliwości w zakresie analizy i oceny przedłożonej przez strony  dokumentacji - zwłaszcza w dobie wzmożonej migracji międzynarodowej. W praktyce  to wyłącznie  Kierownik/Zastępca Kierownika  Urzędu Stanu Cywilnego  jest  organem odpowiedzialnym za  jakość  prowadzonego  postępowania administracyjnego  i wydanie suwerennej  decyzji,  jako organ I instancji  w merytorycznym zakresie.

Pomimo wieloletniego stażu i doświadczenia zawodowego trafiają się sprawy, nad którymi trzeba się zastanowić, dłużej pomyśleć, prześledzić odpowiednie paragrafy czy zasięgnąć opinii. Po porady do stołecznego USC (najczęściej chodzi o sprawy z zakresu obrotu zagranicznego i oceny dokumentów sporządzanych za granicą składanych do transkrypcji, orzeczeń zagranicznych sądów czy decyzji zagranicznych organów administracji) zgłaszają się zarówno postronne osoby fizyczne, jak np. adwokaci, kierownicy urzędów stanu cywilnego z całej Polski, a również przedstawicielstwa konsularne. To nie tylko cieszy, ale i zobowiązuje. Stałe pogłębianie naszej wiedzy to warunek właściwej jakości obsługi, a zarazem Państwa zadowolenia i pełnej satysfakcji z wizyty w Urzędzie Stanu Cywilnego.

Jacek Tyciński

Strona wykorzystuje pliki cookies. W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce prywatności.